Versteckte Umsätze freischalten: Remote-Sessions automatisch abrechnen | teambilling bei #ITundTECH

[00:00:15] Hallo und herzlich willkommen zurück zu einer neuen Ausgabe des IT und TECH Podcasts. Mein Name ist Holger Winkler und ich freue mich, dass du wieder da bist. Kommt dir das bekannt vor? Du löst per Remote-Session ein Problem deines Kunden und am Ende musst du die Zeit dafür manuell in die Zeiterfassung eintragen. Und das, obwohl alles längst automatisch gelockt ist.

[00:00:41] Genau das war Alltag für Susann Schlatterer und Dietmar Böttger bis sie sich sagten, hey, das muss doch besser gehen. Und also haben sie Team-Billing entwickelt. Ein Tool, das genau diese Lücke schließt, das dafür sorgt, dass du keine Minute mehr verlierst, du das nicht mehr manuell machen musst und keine Abrechnung mehr schief läuft.

[00:01:05] Wie das in der Praxis funktioniert und wie viel Zeit und Nerven du dir damit sparen kannst, das schauen wir uns jetzt an. Herzlich willkommen, Susann. Herzlich willkommen, Dietmar. Hallo. Hallo, Holger. Hallo. Freut uns, hier zu sein. Ich freue mich, dass ihr da seid. Wir steigen ja immer direkt ein, das wisst ihr. Ich habe ja in der Anmoderation so ein bisschen versucht, worum es bei Team-Billing geht. Aber vielleicht bringt ihr das selber einfach nochmal ganz klar auf den Punkt.

[00:01:33] Und zwar so, wie man das im IT-Systemhaus Alltag, an die wir uns ja auch wenden im Wesentlichen, direkt verstehen. Wie funktioniert Team-Billing genau? Also ich glaube, ich möchte erst mal damit starten, was wir definitiv nicht sind. Wir sind nicht die 20. Zeiterfassung, um Mitarbeiterdaten zu erfassen und auch nicht für den einzelnen Freelancer.

[00:01:58] Team-Billing stellt tatsächlich eine Massenabrechnung dar, die man am Ende des Tages an seine Kunden übergibt. Und dort haben wir dann praktisch diese ganzen Remote-Sessions, vor Ort Einsätze und so weiter. Alles, was im IT-Alltag wichtig ist, kann dann sehr, sehr einfach abgerechnet werden.

[00:02:21] Jetzt hast du vorhin gerade gesagt, der das übergibt, oder? Also es ist aber nicht klassisch die Brieftaube oder der Bote, sondern ihr habt das ja super schnell per Schnittstelle und Vernetzung gemanagt, oder? Dass man eigentlich von dem Team-Billing wahrscheinlich gar nicht mehr so viel mitkriegt, sondern ein System mit dem anderen System einen guten Job macht. Wie stelle ich mir das im Detail vor, Dietmar? Was tut mit wem, wo, wann?

[00:02:45] Genau, also wir haben uns natürlich auf den Klassenprimus Team-Viewer fokussiert für Fernwartungssessions. Das begann alles mal, weil man es selber genutzt hat als IT-System aus und wir eigentlich nie den Kunden eigentlich eine gute Abrechnung geben konnten. Weil wenn wir per Fernwartung gearbeitet haben, wollen wir natürlich auch zeigen, wenn wir dann und dann waren wir bei euch tätig, haben das und das gemacht. Dafür wollen wir letztendlich auch Geld haben, nicht einfach irgendwelche Pauschalen, der Kunde weiß gar nicht, wofür er bezahlt.

[00:03:15] Wir haben aber mit kleinen, einfachen Sachen angefangen, wie Assess-Tabelle und so weiter und so fort, haben dann aber gemerkt, Mensch, die Anforderungen haben doch irgendwie mehrere. Das scheint gar nicht so uninteressant zu sein und haben dann Team-Billing gegründet und damit das Ganze sozusagen professionell aufgebaut.

[00:03:34] Das heißt, wenn ich jetzt eine Team-Viewer-Erwartung mache und ganz einfach ausgedruckte Drucker funktioniert nicht, wir wählen uns bei dem Kunden ein und trennen uns danach wieder, dann kann man im Team-Viewer schon einschalten das gleiche Fenster aufploppen, was man da gemacht hat.

[00:03:52] Dann treibt man einfach einen Drucker, korporiert Empfang und schon ist das durch und die Daten ziehen wir uns automatisch vom Team-Viewer in Team-Billing rein und bereiten das Ganze noch optisch für den Kunden auf durch eine Übersicht, die er dann am Monatsende oder von einem Monat zum Beispiel sehen kann, was wurde gemacht, was wurde auch gemacht und vielleicht nicht berechnet. Das kann man dann ganz einfach markieren, dass dann nochmal Datensätze nicht abgerechnet werden und erhält über seine Übersicht.

[00:04:23] Und als Bonus haben wir dann zum Beispiel noch uns daran gesetzt, das Ganze zu Nextware zu exportieren und dann habe ich gleich meine fertige Rechner. Cool. Jetzt, wir gehen gleich nochmal ins Detail. Du hast uns gleich am Anfang so ein bisschen smart norddeutsch untergeschoben, dass das Ganze aus der Praxis kommt. Aber das will ich hier nochmal ganz klar ins Mikrofon und in die Bildschirmkamera halten.

[00:04:45] Also ihr seid nicht ein Start-up, das eine Hochschulausgründung und dann auf dem Campus-Wettbewerb sich überlegt hat, wo ist wieder ein Problem, was wir mit viel Investorengeld lösen können. Sondern, Dietmar, was machst du so vorher im anderen Leben? Also das ist Praxis hier, oder wie ist das? Ja, genau. Also wir haben noch nebenbei ein IT-Systemhaus, wo wir halt unsere Kunden mit betreuen. Daher ist die ganze Idee eigentlich entstanden, das zu professionalisieren. Und ja, daraus kam das letztendlich.

[00:05:14] Und bei uns hat sich noch, seitdem wir das mit T-Billig machen, hat sich noch kein Kunde beschwert, dass er eine Rechnung bekommt. Das ist einfach schon mal gut. Das ist super. Super. Susan, wenn wir jetzt auf den Vermarktungsteil gehen, also wir sprechen ja mal über Nutzen, was habe ich davon, oder? Willst du mal zusammenfassen, so für jeden, der so mit einem halben Ohr bisher hingehört hat und gesagt hat, naja, könnte ja ganz interessant sein.

[00:05:38] Was sind so die drei, vier großen Vorteile für jemanden, der jetzt ein Systemhaus zum Beispiel hat oder ein Managed Service Provider ist, warum es Sinn macht, mit Team-Building wirklich zu arbeiten? Der größte entscheidende Faktor ist einfach Zeit.

[00:05:57] Also diese Abrechnungen sind ja am Ende des Tages keine bezahlte Arbeitszeit, sondern das ist ja eigentlich als Unternehmer meine Freizeit, die ich da brühwarm jedes Mal ausgeben muss. Und der große Vorteil mit Team-Building ist, dass wir eben bestehende Informationen nutzen, diese weiterverarbeiten, optisch aufbereiten und daraus eine Abrechnung erstellen.

[00:06:24] Und das fast per Knopfdruck, wenn es mal eingerichtet ist. Und natürlich ist dann auch noch der ganz große Faktor menschliches Versagen zum großen Teil einfach auch ausgeschlossen. Dadurch, dass ich nicht mehr auf den Startknopf, nicht mehr auf den Endeknopf drücken muss oder auf eine bestehende Internetverbindung. Wenn ich gearbeitet habe, wird das aufgezeichnet und verarbeitet. Jetzt kann ich damit sogar noch mehr Geld verdienen, als ich eigentlich verdiene, habe ich vorhin so im Vorgespräch gehört.

[00:06:55] Also wer bisher noch nach dem Goldesel gesucht hat und den bisher noch nicht im IT-Systemhausumfeld gefunden hat, vielleicht kommt er jetzt noch ein bisschen weiter. Was steckt dahinter? Weil das Ding kann aufrunden, glaube ich, oder? Das ist richtig, genau. Also Team-Building erfasst nicht nur diese Zeiten. Viele Kleinstunternehmer, also aus dem KKU-Bereich, arbeiten tatsächlich noch mit Pauschalen.

[00:07:21] Das heißt, die setzen einen Wert fest und machen ganz viele Dienstleistungen dort. Und am Ende des Tages wissen die oftmals selber gar nicht, was sie da im Einzelnen für ihre Kunden gemacht haben. Und dadurch, dass wir alle einzelnen Sachen und Positionen aufbereiten, gibt es bei uns dann einfach auch noch im Tarifwesen die Intervallfunktion.

[00:07:45] So nennt die sich. Das heißt, wenn ich zum Beispiel einen Intervall meinem Wartungsvertrag hinterlege für zehn Minuten und ich habe zwei Minuten gearbeitet, dann füllt er das auch auf auf zehn Minuten, wenn man das möchte. Das macht aber auch ganz, ganz viel Sinn, das genau so zu tun. Also das ist so, wie wenn ich heute an der Kasse aufs Wechselgeld verzichte und das Ding aufrundet und die das dann irgendwie dem Koala-Bär im Himalaya spenden, in Anführungsstrichen.

[00:08:13] So geht das bei euch ja in die unternehmerische Kasse, weil man im Prinzip auf den nächsten, aufs nächste volle Intervall hochrundet. Richtig? Ja, also im Praxisalltag sieht das natürlich im IT-Bereich ein klitzekleines bisschen anders aus. Da ist es an der Stelle so, dass man muss sich einfach bildlich vorstellen, ich bekomme einen Telefonanruf, mein Kunde erzählt mir mein Problem.

[00:08:37] Ich soll mich darum kümmern. Ich muss zum Beispiel, ich habe dann diesen Telefonanruf von zwei Minuten, ich habe Ihnen vielleicht sogar schon in zwei weiteren Minuten helfen können. Und am Ende sitze ich noch da und dokumentiere natürlich auch noch, was ich da jetzt genau gemacht habe, wer sich bei mir gemeldet hat, dass ich das hinterher transparent aufzeichnen kann.

[00:09:02] Und somit haben wir dann auch unsere zehn Minuten schon gefüllt, ohne dass irgendeiner Start oder Stopp drücken musste. Cool. Dietmar, du hast vorhin gesagt, hey, allein durch diese Funktion fallen die Lizenzkosten eigentlich gar nicht mehr ins Gewicht. Häufig habe ich die Lizenzkosten für einen Monat schon an einem Tag wieder reingeholt. Wie funktioniert die Rechnung? Erzähl mal.

[00:09:27] Naja, genau. Ähnlich wie was Susanne schon gesagt hat, bevor ich jetzt drei Minuten abrechne zum Beispiel oder vielleicht auch gar nichts, weil der eine oder andere sich vielleicht gar nicht um diese ganzen Zeiten überhaupt gekümmert hat. Ich habe gesagt, Team, das macht man einfach so nebenbei. Ja, so miet sich das natürlich auch extrem. Das heißt, unser Vorteil ist ja nicht nur, dass das bei einem Benutzer, der sagt, das kriege ich dann doch noch selber alles hin und schreibe mir das irgendwo auf.

[00:09:54] Aber sobald man natürlich im Team arbeitet mit, was weiß ich, ein, zwei, fünf oder zehn User, wird das natürlich irgendwann unübersichtlich. Und das bekomme ich schon alles gar nicht mehr mit, wer wie viel an dem Kunden zum Beispiel gearbeitet hat. Und dadurch, durch diese Intervallzeiten oder auch gerade mal halt, man kann ja mehrere Tarife festlegen, zum Beispiel Werktags von 8 bis meinetwegen 17 Uhr, sind es halt 10 Euro pro 10 Minute.

[00:10:23] Aber wenn ich das halt nach 17 Uhr mache, Server zum Beispiel, wenn ich starte oder updaten, das ist dann vielleicht mal 20 Uhr, dann zählen vielleicht ganz andere Einheiten. Das heißt dann nämlich nicht 10 Euro, sondern vielleicht schon 20 Euro. Das erkennt unser System alles automatisch und berechnet das dementsprechend. Cool. Und du hast vorhin oder einer von euch beiden hat vorhin auch gesagt, es kann ja auch sein, dass ich mehrere Sessions parallel mache und auch das kriegt das System gehandelt, oder?

[00:10:53] Genau, richtig. Also das ist auch ein ganz, ganz großes Thema bei anderen Produkten. Dort ist es nicht möglich, dass man viele Tasks nebeneinander laufen lassen kann. Bei uns ist das total egal, wie viele Tasks du nebeneinander laufen lassen hast. Unser System macht dich darauf aufmerksam, wenn du zum Beispiel denselben Kunden und dasselbe Gerät gleichzeitig bearbeitet hast mit zwei Mitarbeitenden.

[00:11:18] Am Ende des Tages entscheidet dann aber jeder selber für sich, möchte er das berechnen, möchte er das aus der Berechnung wieder rausnehmen. Und ja, das ist halt diese Massentastfähigkeit, die wir dort mit implementiert haben. Cool. Jetzt haben wir vorhin angesprochen, es gibt so zwei, ich sage jetzt mal Goldpartner, so weit seid ihr wahrscheinlich noch nicht. Also die Urkunden, die sehe ich jetzt im Hintergrund noch nicht, aber die kommen bestimmt dann in der nächsten Session, wenn wir das nächstes Jahr machen.

[00:11:47] Also Goldpartner auf der einen Seite TeamViewer, Goldpartner auf der anderen Seite LexWare. Jetzt gibt es vielleicht noch den einen oder anderen in Deutschland, Österreich oder der Schweiz, der vielleicht auch noch auf einen anderen Partner setzt. Wie funktioniert es da? Sind die raus oder sind gerade die auch im Fokus? Wie positioniert ihr euch da an der Stelle?

[00:12:10] Also grundsätzlich ist es so, dass wir erstmal sagen, wenn jemand noch Interesse an einer Technologiepartnerschaft hat, darf er sich gerne bei uns melden. Auch diese Option steht für uns natürlich immer offen. Wir sind ein Multisession-Tool. Grundsätzlich ist es aber so, dass wir auch noch ganz viele andere Optionen haben, Daten einlesen zu können.

[00:12:35] Wir haben noch eine universelle Upload-Schnittstelle, wo man beispielsweise per CSV, TXT, selbst JSON würde gehen, seine Daten auch hochladen kann und dann natürlich verarbeiten kann. Und die beste Option ist einfach, mit uns zu sprechen und wir gucken, was geht. Wir haben auch schon Kunden binnen von einer Woche eine neue Schnittstelle zur Verfügung gestellt,

[00:12:59] dass auch diese Daten von Tool XY bei uns eingelesen werden kann. Cool. Also das heißt, wenn du jetzt noch nicht entweder mit TeamViewer oder mit LexWare verheiratet bist, überhaupt kein Problem, sprechen wir mit Dietmar, sprechen wir mit Susann. Die finden eine Lösung. Ja, gerne? Genau, das ist überhaupt kein Problem. Gerade so VPN-Verbindung zum Beispiel hat wahrscheinlich noch kein IT-Dienstleister in irgendeiner Form erfasst.

[00:13:29] Bei uns gibt es zum Beispiel auch über die Oberfläche, es gibt ja noch ein Windows-Tool zum Beispiel. Ich habe noch ein kleines Mini-Programm auf der Windows-Oberfläche, was ich mir zum Beispiel laden kann und habe dann einfach, drücke auf Start und dann wird einfach mitgeschnitten. Drücke auf Stop und wähle meinen Kunden aus und sage, auch wieder Server neu gestartet, geupdatet oder Benutzer geholfen.

[00:13:57] Und das, obwohl es eine VPN-Verbindung gab. Oder gerade, ich weiß, das vielleicht auch gerade bei Server-Updates sinnvoll, weil dann der TeamViewer gar nicht funktioniert, wenn das System neu startet oder es da Probleme gibt und das Windows gar nicht mehr hochfährt. Wird halt viel mit VPN gearbeitet und das kann man ganz einfach selber mittwecken. Letztendlich egal, welches Tool man einsetzt. So ganz grob, über welche Kosten sprechen wir denn jetzt? Wenn man sich so an euch annähert?

[00:14:28] Also bei uns ist eine kleine Lizenz aktuell schon für 35 Euro im Monat zu haben. Genau, wir haben jetzt noch einen Einführungsrabatt dort mit drin, den wir auch noch eine ganze Weile behalten, wo jeder schnuppern kann, wenn er möchte, anhand seiner eigenen Daten. Und das war die Basis, wo der Dietmar dann gesagt hat, hey, 35 Euro im Monat und dann pro Session vielleicht fünf Minuten plus draufgerechnet. Dann rechne mal selber, dann macht ihr das Ding sogar noch Geld,

[00:14:57] anstelle, dass es was kostet, in Anführungsstrichen, oder? Das ist tatsächlich auch unsere Erfahrung. Also unsere Erfahrungswerte von unseren Kunden und Testern, die wir haben, sagen, dass tatsächlich bis zu 20 Prozent mehr Umsatz drin sein können. Ja, Dietmar, du hast das vorhin so im Satz schon mit versteckt gesagt, oder ich, also ich habe es gehört, weil ich es schon zweimal gehört habe heute, in Anführungsstrichen. Wie war das noch mit dem Häkchen der nicht bezahlten Zeit, in Anführungsstrichen, das den Kunden dann so extra glücklich macht?

[00:15:27] Wie, kannst du das nochmal auf den Bildschirm bringen? Ja, genau. Das heißt, wenn ich jetzt zum Beispiel nur kurz mal mit dem verbunden war oder habe vielleicht auch selber mal vergessen, vor Ort irgendwas einzustellen und sagt sie hier, mein Drucker ist gar nicht mehr drin, dann kann man den natürlich dann einbinden und sagt, ja, okay, das nehme ich mal auf meine Kappe. Habe aber was gemacht, damit der Kunde trotzdem sieht, da kann er sich natürlich sonst gar nicht mehr daran erinnern und denkt, ich berechne ja nur wieder Sachen.

[00:15:55] Dann kann man da einfach ein Häkchen baut und sagen, nicht berechnen für die eine Remote Session und schon wird das trotz alledem bei unserer Übersicht mit angedruckt, aber unter der Reboot nicht berechnete Tätigkeit. Das heißt, er sieht sogar noch, dass halt, keine Ahnung, x-mal trotzdem gearbeitet wurde, obwohl nichts berechnet wurde. Also ich glaube, jeder, der Rechnungen bekommen hat, also ich kenne das von meinem Autohaus, da steht dann immer drin, Geschäftskundenvorteil, bla bla bla.

[00:16:25] Dann denke ich mir, naja, gut, dann ist die Rechnung nicht ganz so schlimm, die ich da gerade wieder bekommen habe. Genau dasselbe Spielchen auch. Das heißt, du hast dann zukünftig auf der Rechnung nicht nur die abrechenbaren Stunden, sondern auch die, die dir dein Team oder die, das du jetzt deinem Kunden gerade geschenkt hast, was ja ein enormer Marketing- und Kundenbeziehungsvorteil ist. Richtig. Man kann allerdings auch einige Zeilen komplett ausblenden. Also wenn man irgendwas gemacht hat, was man gar nicht mit auf der Rechnung haben will, das geht natürlich auch aus. Cool.

[00:16:55] Also, ganz kurz noch, webbasiert das Ganze, glaube ich, oder? Daumen hoch. Datenschutzkonform? Selbstverständlich. Selbstverständlich. Zukunftsfähig? Definitiv. Mega cool. Aber sowas von. Aber sowas von. Was muss man tun, was muss man tun, wenn man das spannend findet? Welche zwei Optionen gibt es bei euch? Mit Pommes oder ohne Pommes? Wie geht das? Grundsätzlich kann man auch zu uns kommen und Pommes testen, was funktioniert.

[00:17:25] Da schmeißt der Didi bestimmt noch einen Grill an. Das ist gar kein Problem. Ja, also bei uns besteht die Option, dass man anhand seiner eigenen Daten testen kann. Dazu kann man sich einfach bei uns anmelden, kann sich mit den APIs verbinden, die wir anbieten zu TeamViewer und LexWare. Und wenn man das an einem Abend macht, ist man dann meistens nach 15, 20 Minuten ist man durch mit der Anmeldung und der Einrichtung.

[00:17:52] Dann lässt man das System am besten erstmal in Ruhe rödeln, weil das muss natürlich echt richtig, richtig viel Zeug abholen und verarbeiten. Wie viele Tage holt es so rückwirkend? Was habt ihr euch da eigentlich einfallen lassen? Insgesamt 93 Tage. Das ist tatsächlich ein wichtiger Faktor gewesen, weil wir wissen, dass viele IT-Unternehmer auch quartalsweise abrechnen. Das heißt, wenn die Quartalsabrechnung gerade ansteht, dann probiert es einfach mal aus. Nochmal ganz kurz. Und das kann ich kostenlos testen?

[00:18:22] Ist das so? Das ist völlig kostenlos zum Testen. Wie lange? Das sind mindestens 30 Tage. Wenn man jetzt auch Schwierigkeiten hat bei der Anmeldung oder sonst irgendwas rückfragen, kann man sich auch jederzeit natürlich im 1 zu 1 bei uns melden. Ansonsten, wer nicht an seinen eigenen Daten testen möchte, der kann natürlich auch einen unserer Demo-Accounts nutzen. Wir bespielen mehrere Accounts mit Daten,

[00:18:52] dass man dort alles mal sehen und erst mal anfühlen kann. Und wie schaut denn das aus? Wie muss ich mit dem System agieren? Und nicht erst mal seine eigenen Daten nutzen. Das kann man ganz individuell entscheiden. Nutze ich aber eigentlich schon, mit den eigenen Daten das zu machen. Für dich jetzt persönlich, weil man dann halt wirklich gleich den Mehrwert sieht. Also wir haben ja auch da ein schickes Dashboard eingebaut, worüber wir eben schon gesprochen haben, dass man dann auch sieht,

[00:19:19] wie viel durch die Zeitintervalle ich eigentlich mehr verdient habe. Also insofern ist das doch, glaube ich, eine große Motivation für das IT-Haus sozusagen, da mal reinzugucken und zu sehen, wie viel ich eigentlich mit der Rechnung pro Monat mehr verdienen kann. Wenn das für dich jetzt neu ist, mit diesem Mehrverdienen und dem Zeitintervall, Susanne hat ein offenes Ohr für dich und sprich gerne mit dir. Dietmar vielleicht auch, keine Ahnung, mit Sicherheit.

[00:19:47] Also wenn das im Prinzip noch eine Wissenslücke sein sollte, such den direkten Kontakt zu den beiden. Es gibt im Internet, das kennst du, www.teambilling.de, das ist die Webseite, die findest du auch hier drunter direkt verlinkt. Dort findest du nochmal alles schick zusammengefasst, was das Ding tut. Du findest die zwei Möglichkeiten, direkt zu starten. Und ansonsten haben wir den Dietmar und die Susanne auch hier drunter auf LinkedIn direkt verlinkt. Ich glaube, ganz ehrlich, es gibt keine Situation,

[00:20:17] außer du hast selber sowas schon mal hingefrickelt, in Anführungsstrichen. Aber wenn du es nicht selber hingefrickelt hast, gibt es keine Situation, wo du dir das nicht angucken solltest, weil das ist ein Tool, das dir Zeit spart, dir Sicherheit gibt und dir noch Geld verdient, wenn du es richtig einsetzt. In diesem Sinne kann man eigentlich gar nicht mehr viel ergänzen. Let's do it, Attacke. In diesem Sinne, Susan, Ladies first, herzlichen Dank. Hat mir viel Spaß bereitet. Glaube ich, cooles Tool. Ich bin ja übergegangen,

[00:20:45] selber über Pauschalen abzurechnen. Vielleicht muss ich sogar mit so einem coolen Tool auch wieder zurückgehen, stundenbasieren. Ich weiß ja nicht. Mal gucken. Es lohnt sich. Dietmar, auch dir herzlichen Dank. Viel Spaß, viel Erfolg. www.teambuilding.de Bis nächste Woche, bis zur nächsten Sendung. In diesem Sinne, danke dir fürs Einschalten.